Dashboard y gestión de Indicadores.

¿Crees que la gestión de KPI no esta automatizada?

El objetivo de realizar un Dashboard en Excel es automatizar su procesamiento, de tal manera que solo actualices información y tengas tus resultados y gráficos de inmediato, dejando ese tiempo valioso que ahorraste para la toma de decisiones resultado de tus indicadores.

¿Por qué usar Tablas dinámicas?

Es muy común que cuando trabajamos en nuestros reportes o indicadores intentemos procesar toda la información con fórmulas, desde CONCATENAR hasta SI o BUSCARV, sin embargo cuando empezamos a explorar y dominar el tema de tablas dinámicas encontramos lo vérsatiles que son y es entonces que tendemos a usarlas casi para cualquier solución. Es decir entre más dominemos el tema de tablas dinámicas empezaremos a usar menos fórmulas.

Proceso de la información

Un problema muy común es hacer todo en la misma Base de datos, es decir, filtramos, eliminamos columnas, agregamos formatos, graficamos, reportamos e incluso esto mismo enviamos por correo. Sin embargo el flujo debería llevarse en tres niveles, como Entrada deberíamos estructurar correctamente la BD, como Procesamiento usaremos la herramienta de tablas dinámicas y como Salida obtendremos nuestro Dashboard Automatizado.

Llegamos a los Indicadores

Una vez que entendemos los puntos anteriores, tendremos nuestra Base de datos meramente como un Almacen para estructurar y guardar la información. De aquí y de preferencia en otra hoja construiremos tablas dinámicas que nos muestren indicadores importantes de los datos (imaginalos como un motor, solo procesan tu BD para darte un resultado único). Ej. Suma de Ventas, Promedio de defectos, Porcentaje de particpación, Variación vs años anteriores, etc.

A Visualizar tus datos. Empecemos a graficar

Ya que obtienes tus indicadores o KPI de tu BD en tablas dinámicas, solo faltaria empezar a graficar, un gráfico dinámico por tabla, una regla que me gusta utilizar es «Diferente gráfico, mismo diseño» esto significa que podre ver un panel diverso pero correspondiente a una temática. Estos gráficos los moveremos a otra hoja y los acomodaremos de tal manera que se vea un solo panel y el usuario no tenga que «scrollear» para moverse entre los gráficos.

Control, Actualización y Automatización

Aquí es importante utilizar al menos un par de Segmentaciones / Slicer en tus tablas dinámicas con sus respectivas conexiones de informe para que al filtrar la información se filtren las tablas dinámicas y por ende los gráficos dinámicos. También podrías usar escalas de tiempo para filtrar fechas, hipervínculos para moverse entre hojas con una buena portada sobre el archivo. Es decir el límite es tu imaginación. Revisa el siguiente video para ver cada proceso.

Indicadores en Power Point, Gráficos muertos (pegados como imagen), Tiempo invertido, o Presentación son algunos de los beneficios de usar un Dashboard. Recuerda: «Todos los números quieren contar una historia, ayudalos narrando su vida en un Dashboard»